Preneed File Specialist / Lead Generation Coordinator
Position Summary
We are seeking a detail-oriented and compassionate Preneed File Specialist to manage and organize existing preneed files, update client records, and generate qualified appointment opportunities for our Preneed Counselor. This position plays a key role in maintaining relationships with families while helping identify individuals who may benefit from funeral planning services.
Responsibilities
* Review and organize existing preneed files and client records.
* Contact existing clients and prospects by phone, text, email, and mail.
* Verify and update contact information.
* Conduct file audits to ensure records are accurate and complete.
* Identify families who may be interested in reviewing or updating their funeral plans.
* Schedule appointments for the Preneed Counselor.
* Follow up on inactive, canceled, or unfinished preneed leads.
* Maintain detailed notes and activity records within the CRM/database.
* Generate referral opportunities from existing client relationships.
* Assist with mailing campaigns, community outreach lists, and lead-generation projects.
* Track appointment-setting and lead-conversion metrics.
* Maintain confidentiality and professionalism when handling sensitive family information.
Qualifications
* Customer service, sales support, telemarketing, or administrative experience preferred.
* Strong communication and phone skills.
* Comfortable speaking with families regarding funeral planning.
* Organized and detail-oriented.
* Proficient with Microsoft Office, Google Workspace, and CRM software.
* Bilingual (English/Spanish)
* Ability to work independently and manage multiple projects.
Preferred Experience
* Funeral home, cemetery, insurance, preneed, or call-center experience.
* Experience setting appointments and generating leads.
* Knowledge of preneed funeral arrangements and funding options.
Performance Expectations
* Daily file reviews and follow-up activities.
* Consistent appointment generation for the Preneed Counselor.
* Accurate documentation of all client interactions.
* Achievement of monthly lead and appointment goals.
This position is ideal for someone who enjoys helping families, building relationships and creating opportunities through proactive follow-up and excellent customer service.
Especialista en Expedientes de Preneed / Coordinador(a) de Generación de Prospectos
Resumen del Puesto
Estamos buscando un(a) Especialista en Expedientes de Preneed organizado(a), detallista y con vocación de servicio para administrar y organizar expedientes de previsión funeraria existentes, actualizar registros de clientes y generar oportunidades de citas calificadas para nuestro(a) Consejero(a) de Preneed. Esta posición desempeña un papel fundamental en el mantenimiento de relaciones con las familias y en la identificación de personas que puedan beneficiarse de los servicios de planificación funeraria.
Responsabilidades
* Revisar y organizar expedientes preneed y registros de clientes existentes.
* Contactar a clientes actuales y prospectos por teléfono, mensaje de texto, correo electrónico y correspondencia.
* Verificar y actualizar información de contacto.
* Realizar auditorías de expedientes para garantizar que los registros sean precisos y completos.
* Identificar familias interesadas en revisar o actualizar sus planes funerarios.
* Programar citas para el(la) Consejero(a) Preneed.
* Dar seguimiento a prospectos inactivos, cancelados o inconclusos.
* Mantener notas detalladas y registros de actividad en el CRM o base de datos.
* Generar oportunidades de referidos a partir de relaciones existentes con clientes.
* Apoyar en campañas de correspondencia, listas de alcance comunitario y proyectos de generación de prospectos.
* Dar seguimiento a métricas de citas programadas y conversión de prospectos.
* Mantener la confidencialidad y el profesionalismo al manejar información sensible de las familias.
Requisitos
* Experiencia en servicio al cliente, apoyo en ventas, telemercadeo o trabajo administrativo (preferible).
* Excelentes habilidades de comunicación y atención telefónica.
* Comodidad para hablar con familias sobre planificación funeraria.
* Organización y atención al detalle.
* Manejo de Microsoft Office, Google Workspace y sistemas CRM.
* Bilingüe (inglés y español) preferible.
* Capacidad para trabajar de forma independiente y manejar múltiples proyectos.
Experiencia Deseada
* Experiencia en funerarias, cementerios, seguros, previsión funeraria (preneed) o centros de llamadas preferible.
* Experiencia programando citas y generando prospectos.
* Conocimiento de planes funerarios de prenecesidad y opciones de financiamiento.
Expectativas de Desempeño
* Revisión diaria de expedientes y actividades de seguimiento.
* Generación constante de citas para el(la) Consejero(a) de Preneed.
* Documentación precisa de todas las interacciones con clientes.
* Cumplimiento de metas mensuales de prospectos y citas.
Esta posición es ideal para una persona que disfrute ayudar a las familias, construir relaciones y crear oportunidades a través del seguimiento proactivo y un excelente servicio al cliente.
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